Planification de la main-d'oeuvre : comment anticiper vos besoins et recruter à temps au Québec

Pour de nombreuses entreprises québécoises, le problème n'est plus seulement de trouver de la main-d'œuvre, mais de la trouver suffisamment tôt. Une période de forte activité, une hausse des commandes, des départs à la retraite ou une saison touristique peuvent rapidement transformer un besoin prévisible en urgence de recrutement.

Une bonne planification de la main-d'oeuvre permet d'identifier ces besoins en amont, de déterminer les profils nécessaires et de prévoir les délais de recrutement. Lorsque le bassin de candidats locaux ne suffit pas, anticiper permet également d'envisager le recrutement international avant que les postes vacants ne commencent à affecter l'activité.

1. Identifier les périodes où vos besoins en main-d’œuvre augmentent

La première étape d'une bonne planification de la main-d’œuvre consiste à identifier les moments où votre entreprise aura besoin de renforcer ses équipes. Ces périodes sont parfois prévisibles plusieurs mois à l'avance, mais elles ne sont pas toujours suffisamment intégrées dans la stratégie RH.

Analyser la saisonnalité de votre activité

Certaines entreprises connaissent des variations importantes de leur activité au cours de l'année. C'est notamment le cas dans l'hôtellerie-restauration, le tourisme, le commerce de détail, l'agriculture, l'entretien extérieur ou certains secteurs de la construction.

Analysez votre activité des dernières années afin d'identifier les périodes durant lesquelles les volumes de travail augmentent. Regardez notamment les ventes, les commandes, les réservations, les heures travaillées et le nombre d'employés nécessaires pour maintenir votre niveau de service.

Cette analyse vous permettra de déterminer quand vos besoins augmentent, mais surtout combien de temps à l'avance vous devez commencer à recruter.

Anticiper les départs et les mouvements de personnel

Les périodes de forte demande ne sont pas les seules situations pouvant créer un besoin de main-d’œuvre.

Départs à la retraite, démissions, mutations, congés prolongés ou augmentation du taux de roulement peuvent également fragiliser vos équipes.

Intégrez donc ces éléments dans votre planification. Si plusieurs employés expérimentés prévoient de quitter l'entreprise dans les prochains mois, attendre leur départ pour commencer à chercher leurs remplaçants peut créer une période de sous-effectif difficile à absorber.

Prendre en compte vos projets de croissance

Une entreprise qui prévoit d'ouvrir une nouvelle succursale, d'augmenter sa production, de décrocher un nouveau contrat ou de développer un service doit également anticiper ses besoins en personnel.

Dans ce contexte, le recrutement doit idéalement commencer avant que le nouveau projet soit opérationnel.

Plus le profil recherché est spécialisé ou difficile à trouver, plus il est important d'intégrer les besoins en recrutement à la planification du projet dès les premières étapes.

Identifier les postes les plus difficiles à pourvoir

Tous les postes ne présentent pas le même niveau de difficulté de recrutement.

Commencez par identifier les fonctions pour lesquelles vous recevez peu de candidatures, celles pour lesquelles vos recrutements prennent le plus de temps ou celles qui nécessitent des compétences particulières.

Ces postes doivent faire l'objet d'une attention prioritaire dans votre planification de la main-d’œuvre, car ils nécessitent parfois plusieurs mois pour être pourvus.

2. Transformer vos prévisions en besoins de recrutement concrets

Prévoir une hausse d'activité ne suffit pas. Il faut ensuite traduire cette prévision en besoins précis afin de déterminer combien de personnes recruter, pour quels postes et à quel moment.

Déterminer le nombre de travailleurs nécessaires

Commencez par comparer votre effectif actuel avec l'effectif dont vous aurez besoin pendant votre période de forte activité.

Posez-vous plusieurs questions :

• Combien d'employés seront nécessaires ?

• Quels postes devront être renforcés ?

• Quelles compétences sont indispensables ?

• Quels employés pourront prendre davantage de responsabilités ?

• Quels postes ne peuvent pas être facilement remplacés par une personne déjà présente dans l'entreprise ?

Cette analyse permet de distinguer un simple besoin ponctuel d'un véritable besoin de recrutement.

Définir un calendrier de recrutement

Le calendrier est un élément essentiel de la planification de la main-d’œuvre.

Si vous avez besoin de nouveaux employés en mai, commencer vos recherches en avril peut être beaucoup trop tard, particulièrement pour des postes spécialisés ou lorsque le bassin de candidats locaux est limité.

Prévoyez donc différentes étapes :

Identification du besoin → définition du profil → recherche de candidats → entrevues → embauche → démarches administratives → arrivée → intégration.

Pour un recrutement international, certaines étapes supplémentaires doivent être anticipées. Le calendrier doit donc être établi bien avant la date à laquelle vous souhaitez que le candidat commence à travailler.

Prévoir une marge de sécurité

Même avec une bonne planification, un recrutement peut prendre plus de temps que prévu.

Un candidat peut refuser une offre, abandonner le processus, ne pas répondre aux critères recherchés ou être indisponible au moment souhaité.

Il est donc préférable de prévoir une marge de sécurité dans votre calendrier plutôt que de baser votre stratégie sur le scénario idéal.

Préparer plusieurs scénarios

Votre activité peut évoluer différemment selon les périodes. Préparez plusieurs scénarios : activité normale, forte croissance et situation exceptionnelle.

Pour chacun, déterminez l'effectif nécessaire et les solutions envisageables.

Cette méthode vous permettra de réagir plus rapidement si la demande augmente soudainement, sans devoir repartir de zéro dans votre stratégie de recrutement.

3. Planification de la main-d'oeuvre : Élargir votre stratégie lorsque le recrutement local ne suffit plus

La planification de la main-d’œuvre doit également vous amener à réfléchir à vos bassins de recrutement. Si les candidats disponibles au Québec ne permettent pas de répondre à vos besoins, attendre davantage ne résoudra pas nécessairement le problème.

Mesurer les limites du recrutement local

Avant d'élargir votre recherche, analysez les résultats de vos recrutements précédents.

Combien de candidatures recevez-vous réellement ? Combien correspondent au profil recherché ? Combien de candidats se rendent jusqu'à l'entretien ? Combien acceptent finalement votre proposition ?

Si votre entreprise publie régulièrement des offres sans parvenir à obtenir suffisamment de candidatures qualifiées, cela peut être le signe qu'il faut élargir votre bassin de recherche.

Envisager le recrutement international suffisamment tôt

Le recrutement international peut constituer une solution lorsque certains métiers sont particulièrement difficiles à pourvoir localement.

Cependant, il ne doit pas être envisagé uniquement lorsque l'entreprise se retrouve en situation d'urgence.

Pour un employeur québécois, anticiper permet notamment de prendre le temps de définir le profil recherché, d'identifier les candidats, de réaliser les entrevues et de préparer les démarches nécessaires à leur arrivée.

Le recrutement international devient ainsi un outil de planification plutôt qu'une solution de dernière minute.

Identifier les profils susceptibles d'être recrutés à l'étranger

Tous les postes ne sont pas nécessairement adaptés au recrutement international.

Analysez notamment :

• les compétences recherchées ;

• le niveau de qualification requis ;

• les exigences réglementaires du métier ;

• la disponibilité des candidats au Québec ;

• les possibilités de formation ;

• les programmes d'immigration applicables.

Certains secteurs québécois font régulièrement appel à des travailleurs étrangers pour répondre à leurs besoins de main-d’œuvre, notamment lorsque les postes restent difficiles à pourvoir malgré plusieurs campagnes de recrutement locales.

Travailler avec un partenaire spécialisé

Le recrutement à l'international demande de maîtriser des étapes supplémentaires par rapport à un recrutement local.

Pour une entreprise qui ne possède pas de ressources spécialisées à l'interne, un partenaire en recrutement international peut prendre en charge une partie du processus : recherche de candidats, présélection, coordination des entrevues, accompagnement administratif et préparation de l'arrivée.

Cette solution permet aux équipes RH et aux gestionnaires de conserver leur rôle dans la sélection du candidat tout en étant accompagnés sur les étapes qui demandent une expertise particulière.

4. Préparer votre entreprise à l'arrivée de nouveaux travailleurs

Recruter suffisamment tôt ne consiste pas uniquement à signer un contrat. L'entreprise doit également être prête à accueillir ses nouveaux employés.

Préparer les équipes en place

L'arrivée de nouveaux travailleurs, particulièrement lorsqu'ils viennent de l'étranger, peut nécessiter une préparation des équipes.

Expliquez aux collaborateurs concernés pourquoi l'entreprise recrute et présentez les nouvelles personnes qui rejoindront l'équipe.

Cette préparation peut contribuer à favoriser une intégration positive et à éviter les incompréhensions durant les premières semaines.

Prévoir un parcours d'intégration

Un nouveau collaborateur ne sera pas immédiatement autonome, même s'il possède toutes les compétences techniques nécessaires.

Préparez un parcours d'intégration comprenant une présentation de l'entreprise, des équipes, des outils, des procédures et des attentes liées au poste.

Pour un travailleur étranger, pensez également aux particularités du fonctionnement de l'entreprise et aux différences culturelles qui peuvent influencer certaines habitudes professionnelles.

Désigner une personne-ressource

Un nouvel employé doit savoir vers qui se tourner lorsqu'il a une question.

Désigner un gestionnaire, un collègue ou un mentor comme personne-ressource permet de faciliter les premières semaines et de créer rapidement un sentiment d'appartenance.

Cette attention est particulièrement importante dans le cadre d'un recrutement international, car le nouvel employé doit souvent s'adapter simultanément à un nouvel environnement professionnel et à un nouveau pays.

Anticiper les besoins matériels et logistiques

Avant l'arrivée du nouvel employé, vérifiez que tout est prêt : poste de travail, équipement, uniforme, accès informatiques, horaires et documents administratifs.

Dans le cas d'un travailleur venant de l'étranger, il peut également être nécessaire de prévoir certaines mesures liées à son installation, selon l'accompagnement offert par l'entreprise.

Une préparation en amont permet au collaborateur de commencer son emploi dans de bonnes conditions et limite les délais avant sa prise de poste effective.

5. Faire de la planification de la main-d’œuvre une stratégie durable

La planification de la main-d’œuvre ne devrait pas être réalisée uniquement avant une période de pointe. Elle doit devenir un processus régulier permettant à l'entreprise d'anticiper ses besoins et de réduire les situations d'urgence.

Suivre les indicateurs de recrutement

Quelques indicateurs permettent de savoir si votre stratégie fonctionne :

• délai moyen pour pourvoir un poste ;

• nombre de candidatures reçues ;

• taux de candidatures qualifiées ;

• taux d'acceptation des offres ;

• taux de roulement ;

• taux d'absentéisme ;

• heures supplémentaires ;

• nombre de postes vacants.

Ces données permettent de repérer les difficultés avant qu'elles n'aient un impact important sur l'activité.

Réévaluer régulièrement vos prévisions

Les besoins d'une entreprise peuvent évoluer rapidement. Une prévision réalisée six mois auparavant peut devenir obsolète à la suite d'une nouvelle commande, d'un départ ou d'un changement dans l'activité.

Prévoyez donc des points de révision réguliers avec les gestionnaires et les équipes RH.

L'objectif est de comparer les prévisions avec la situation réelle et d'ajuster le plan de recrutement en conséquence.

Constituer un bassin de candidats

Lorsqu'un poste est difficile à pourvoir, attendre qu'il soit vacant pour commencer à chercher représente un risque.

Conservez les coordonnées des candidats intéressants rencontrés lors de précédents recrutements et entretenez une relation avec les profils susceptibles de correspondre à vos futurs besoins.

Cette démarche permet de réduire le délai nécessaire pour relancer un recrutement.

Anticiper plutôt que subir la pénurie de main-d’œuvre

Une entreprise qui commence à chercher un candidat uniquement lorsque le poste devient vacant se retrouve souvent dans une position de réaction.

À l'inverse, une entreprise qui identifie ses besoins plusieurs mois à l'avance dispose de davantage de solutions : mobilité interne, formation, recrutement local, recrutement temporaire ou recrutement international.

La planification de la main-d’œuvre permet ainsi de passer d'une logique d'urgence à une véritable stratégie de gestion des talents.

La planification de la main-d’œuvre permet aux entreprises québécoises d'anticiper leurs périodes de forte demande, de mieux organiser leurs recrutements et de réduire les risques liés aux postes vacants. Plus un besoin est identifié tôt, plus l'entreprise dispose de solutions pour y répondre.

Lorsque le recrutement local ne suffit pas, le recrutement international peut compléter cette stratégie. En anticipant suffisamment les besoins et les délais, les entreprises peuvent élargir leur bassin de candidats et préparer l'arrivée de nouveaux talents sans attendre que la pénurie de main-d’œuvre affecte leur activité.

Chez AB Stratégies Équilibre, nous accompagnons les entreprises québécoises dans leurs démarches de recrutement international, de l'identification des profils recherchés jusqu'à l'arrivée et l'intégration des travailleurs recrutés.